Atualmente, o mercado tem vindo a crescer e com ele os empreendedores. No entanto, existem inúmeras diferenças entre os empreendedores dos dias de hoje em relação aos do passado, mas a principal variável que os distingue é o tempo. Embora todos eles tivessem as mesmas 24 horas para trabalhar, aquele empreendedor que formou a sua empresa, o seu negócio nas décadas passadas não tinha ao seu dispor as ferramentas de controlo que existem atualmente. Estas ferramentas são cada vez mais importante para o ajudar e para optimizar o seu negócio.
Utilidade das ferramentas de controlo:
Independentemente do perfil do seu negócio, atualmente tem ao seu dispor uma vasta gama de ferramentas de controlo capazes de revolucionar os empreendimentos. Neste sentido é possível automatizar determinadas decisões por meio de metodologias que auxiliam os gestores, permitindo-lhes visualizar o contexto em que seu negócio está inserido e todos os agentes, internos e externos, que podem influenciar os resultados da sua empresa.
Estas ferramentas de controlo vão mais longe, permitindo-lhe deliberar sobre novos investimentos e oportunidades de negócio, mapear eventos, pessoas, produtos e processos, assim como analisar o desempenho de diversos agentes, acompanhar a evolução de ideias e monitorar resultados.
- Potenciar a gestão de pessoal;
- Cálculo de vendas de produtos e de serviços;
- Cálculos relacionados a questões trabalhistas e tributárias;
- Informações sobre clientes;
- Dados acerca do mercado em geral;
- Estatísticas e projeções sobre o negócio.
Ferramentas de controlo
O mundo contemporâneo oferece uma vasta gama de ferramentas que os empreendedores podem utilizar, a começar pela internet. Tem, em primeira instância a possibilidade de ter um site e divulgar os seus serviços e os seus produtos, de consultar informações do mundo inteiro e de enviar uma correspondência sem ter que para isso se deslocar, ou sequer sair da sua cadeira.
A grande vantagem desses softwares ou ferramentas de controlo reside no facto destes serem atualizados de acordo com as mudanças pelas quais a sociedade vai passando. Neste contexto, vai igualmente evoluindo ao nível das alterações na legislação vigente, ou até mesmo no código de processo civil.
● Armazenamento na cloud (nuvem): cada vez mais em voga a cloud computing por pequenos e grandes empresários. Esta tecnologia permite armazenar os arquivos e sistemas utilizados no seu negócio, em servidores seguros fora da empresa. Outra vantagem prende-se com os backups automáticos e seguros, programas sempre atualizados e a possibilidade de aceder os dados da empresa sempre que necessitar, por meio de qualquer dispositivo conectado à internet.
● Enterprise Resource Planning (ERP): softwares de gestão capazes de tornar quase toda a rotina no escritório automatizada e com um número muito mais reduzido de falhas. Com este software é possível aceder e atualizar dados de todos os setores da empresa em tempo real, e num só local. É uma ferramenta adaptável às diferentes realidades de cada empresa, sendo necessário escolher um sistema ideal para o seu caso, aumentando a perspectiva de crescimento da empresa.
● Customer Relationship Management (CRM): as ferramentas de CRM são direcionadas para a gestão do relacionamento com o cliente. Estas permitem organizar e fornecem informações importantes sobre cada um dos seus clientes. Desta forma, permite-lhe oferecer aos seus clientes um atendimento mais personalizado e focado nas necessidades do mesmo.
● Redes sociais: são ferramentas de controlo e gestão a partir do momento em que elas contribuem para a divulgação e expansão do seu negócio. No entanto, é importante reforçar que estas plataformas são mais visuais e necessitam de um conteúdo rico em vídeos e imagens. Use-as para promover os seus produtos e para se destacar das restantes empresas.
● Fluxograma: é uma das ferramentas de gestão da qualidade mais utilizadas nas empresas. O seu propósito é esquematizar, de maneira simplificada, todos os processos empresariais, indicando por meio de símbolos geométricos quais são as etapas a serem percorridas para obter um serviço ou produto final ideal. Esta ferramenta facilita o controlo do processo representado, e permite compreender, com maior clareza, todos os aspectos a serem melhorados, no que diz respeito aos procedimentos adotados pela empresa.
● PDCA: esta é uma ferramenta que descreve quatro passos muito importantes para aumentar a eficiência dos processos e produtos da sua empresa – planear, executar, verificar e agir. Este ciclo facilita a identificação e correção de erros nos procedimentos, poupando tempo e reduzindo custos de produção.
● Análise de SWOT: auxilia na realização de uma análise aprofundada do estado atual do seu negócio. Neste sentido, serve de base para um melhor planeamento estratégico no futuro. Esta análise consiste na identificação de quatro conceitos importantes – forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
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