A digitalização dos processos fiscais não só melhora a eficiência como também assegura a transparência e conformidade com a legislação vigente. Saiba o que são faturas eletrónicas, quem está obrigado a emiti-las, as vantagens associadas e como garantir que a sua empresa cumpre todas as normas legais.
O que são faturas eletrónicas?
As faturas eletrónicas são documentos fiscais emitidos e recebidos em formato digital. Ao contrário das faturas em papel, estas são criadas, transmitidas e arquivadas electronicamente, o que permite uma gestão mais eficaz e segura. A legislação portuguesa define a fatura eletrónica como “a fatura que contém os requisitos legais exigidos e que é emitida e recebida em formato eletrónico”.
Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?
A obrigatoriedade de emitir faturas eletrónicas aplica-se a diferentes entidades e sectores. Desde 1 de janeiro de 2021, todas as empresas que fornecem bens e serviços ao Estado estão obrigadas a emitir faturas eletrónicas. Esta exigência foi alargada para incluir, gradualmente, outras entidades, como pequenas e médias empresas (PMEs), freelancers e outros prestadores de serviços. Os sujeitos passivos de IVA que tenham um volume de negócios superior a 50.000 euros anuais também estão obrigados a emitir faturas eletrónicas.
Vantagens
A adoção de faturas eletrónicas oferece múltiplas vantagens tanto para as empresas como para a administração fiscal. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Redução de Custos: A emissão de faturas reduz os custos associados à impressão, envio postal e armazenamento físico de documentos.
- Eficiência Operacional: A digitalização dos processos de faturação agiliza a gestão documental, permitindo um processamento mais rápido e eficiente das transações comerciais.
- Segurança e Conformidade: As faturas são mais seguras e difíceis de falsificar, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos fiscais. Ajudam as empresas a manterem-se em conformidade com as normas legais e fiscais.
- Sustentabilidade Ambiental: A redução do uso de papel e a diminuição da pegada ecológica são benefícios ambientais significativos da adoção de faturas eletrónicas.
Como Emitir
Para emitir faturas eletrónicas, as empresas devem seguir alguns passos essenciais:
- Escolher um Software de Faturação Certificado: É fundamental utilizar um software de faturação que esteja certificado pela Autoridade Tributária (AT). Este software deve garantir a integridade, autenticidade e legibilidade das faturas.
- Assinatura Digital: As faturas devem ser assinadas digitalmente para assegurar a sua autenticidade e integridade. A assinatura digital é um requisito legal que confere validade jurídica ao documento.
- Arquivo Digital: As faturas devem ser armazenadas eletronicamente durante o período legalmente exigido, que é de 10 anos. O arquivo digital deve garantir o acesso fácil e a preservação dos documentos.
- Envio ao Cliente: As faturas devem ser enviadas ao cliente em formato digital, sendo comum o uso de formatos como PDF ou XML. É importante assegurar que o cliente tem meios para receber e consultar a fatura eletrónica.
A obrigação de emitir faturas eletrónicas representa uma transformação significativa na forma como as empresas gerem os seus processos fiscais. Além de cumprir a legislação vigente, a adoção das faturas eletrónicas oferece inúmeras vantagens, desde a redução de custos operacionais até à melhoria da eficiência e sustentabilidade. A escolha de um software de faturação adequado e o cumprimento rigoroso das normas legais são passos cruciais para garantir uma transição suave e bem-sucedida para a faturação eletrónica.
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