O dossier fiscal, conhecido também como processo de documentação fiscal, armazena todos os documentos da administração da empresa referentes ao ano fiscal. Assim, de modo a demonstrando a execução das obrigações fiscais e contabilísticas ao longo do ano, segundo a Portaria n.º 92-A/2011, de 28 de fevereiro, que contem todos os elementos que devem fazer parte deste dossier.
O dossier fiscal pode também integrar o ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade, extraído após o encerramento de contas. Gravado em suporte digital não regravável e posteriormente assinado através da aplicação informática disponibilizada para o efeito no sítio da Direcção-Geral dos Impostos, na Internet.
Assim, mantenha os documentos que compõe o dossier fiscal em suporte papel ou em suporte digital. A entrega do dossier fiscal, por imposição legal ou a pedido da administração fiscal, pode igualmente efetuar-se em suporte papel ou em suporte digital. Igualmente, deve manter o ficheiro SAF-T (PT) e os mapas de modelo oficial em suporte digital, após processados informaticamente.
Quem é obrigado a ter/apresentar o dossier fiscal?
Os sujeitos passivos, cuja situação tributária deve ser acompanhada pela Unidade dos Grandes Contribuintes, e as entidades a que seja aplicado o regime especial de tributação dos grupos de sociedades.
Quais são os elementos obrigatórios no dossier fiscal?
- Relatório de gestão, parecer do conselho fiscal e documento de certificação legal de contas;
- Documentos, certificados e comunicações relativos a créditos cujo imposto foi deduzido dos créditos incobráveis e de cobrança duvidosa (art.º 78 do CIVA);
- Mapa, de modelo oficial, de provisões, perdas por imparidade em créditos e ajustamentos em inventários;
- Mapa, de modelo oficial, das mais-valias e menos-valias;
- Mapa, de modelo oficial, das depreciações e amortizações;
- Mapas, de modelo oficial, das depreciações de bens reavaliados ao abrigo de diploma legal;
- Mapas, de modelo oficial, da reavaliação efetuada nos termos do Decreto-Lei n.º 66/2016, de 3 de novembro;
- Mapa do apuramento do lucro tributável por regimes de tributação;
- Mapa de controlo de prejuízos no Regime Especial de Tributação de Grupos de Sociedades (artigo 71.º do CIRC);
- Mapa de controlo da dedução de prejuízos fiscais (artigo 52.º do CIRC);
- Mapa de reporte dos gastos de financiamento líquidos de períodos de tributação anteriores (artigos 67.º e 75.º -A do CIRC);
- Outros documentos mencionados nos Códigos ou em legislação complementar que assim devam integrar o processo de documentação fiscal.
Os elementos acima mencionados são obrigatórios legalmente. Contudo, poderá ainda complementar-se com outros elementos úteis para o suporte fiscal, tais como:
- O Balancete antes e após o apuramento dos resultados;
- Demonstrações Financeiras (Balanço, Demonstração dos resultados, Demonstração das alterações do capital próprio, Demonstração dos fluxos de caixa e anexo)
- Atas de aprovação das contas;
- Comprovativos de retenção na fonte de IRC efetuadas por terceiros (declarações de retenção na fonte);
- Cópia dos comprovativos dos pagamentos por conta adicionais por conta ou pagamentos especiais por conta;
- Modelo 10 e cópias das declarações enviadas referentes aos rendimentos anuais pagos e retenções na fonte efetuadas a terceiros;
- A declaração de rendimentos MOD22;
- A IES.
